Code of Conduct

Vorwort

Liebe Kunden, Partner, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

seit der Gründung von Controlware ist unser Handeln von Respekt, Vertrauen und Wertschätzung gegenüber unseren Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern geprägt. Wir sind überzeugt davon, dass Werte-orientiertes, verantwortungsbewusstes und nachhaltiges unternehmerisches Handeln jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters die Grundlage unseres langfristigen Geschäftserfolges darstellt. Als Führungsteam schaffen wir dafür das Umfeld.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden höchste Qualität zu liefern. Deshalb bieten wir Gestaltungsspielraum für die Initiative jedes Einzelnen. Wir leben davon, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Chancen aktiv erkennen, sie bewerten und mit einem hohen Maß an individueller Verantwortung gemeinsam im Team umsetzen.

Dieser Verhaltenscodex spiegelt unsere Kultur und Werte wieder, beschreibt unsere handlungsleitenden Prinzipien und unterstützt uns dadurch dabei, die richtigen Entscheidungen im alltäglichen Handeln zu treffen. Aus diesem Grund und um die bisher gelebte Praxis für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher nachvollziehbar zu machen, haben wir unsere Richtlinie präzisiert.

Ihre Geschäftsleitung
Bernd Schwefing, Michael Küchen

 

1    Wir streben langfristig positive und stabile Geschäftsbeziehungen zu unseren Kunden, Lieferanten und Stakeholdern an.
1.1    Wir sind unabhängig.
Unsere Geschäftsbeziehungen werden durch Integrität und Kompetenz bestimmt. Hohe Qualität und exzellenter Kundenservice sind unser Schlüssel zum Erfolg. Kunden schätzen uns aus diesem Grund als bevorzugten Partner über Innovationszyklen hinweg. Wir überzeugen durch Leistung mittels Kundenorientierung, Innovationskraft, technologischer Kompetenz und motivierter, verantwortungsvoll handelnder Mitarbeiterinnen und Mitabeiter.

Kurz: Wir machen Innovationen für unsere Kunden immer wieder wirtschaftlich nutzbar. Darauf basieren unsere exzellente Reputation und der damit nachhaltige wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens.

1.2    Wir stehen für fairen Wettbewerb.
Wir halten alle anwendbaren Antikorruptionsgesetze und -vorschriften ein. Jegliche Form von Korruption, Bestechung, Diebstahl, Erpressung und unerlaubten Geldflüssen, um illegal Vorteile in einem Entscheidungsprozess einer Geschäftsaktivität zu erwirken, ist verboten.

Zuwendungen, etwa im Rahmen von Einladungen oder im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen, die dem Zweck dienen Geschäftsbeziehungen zu fördern oder Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, sind – soweit maßvoll und ethisch einwandfrei – zulässig. Solche Zuwendungen dürfen allerdings nur angenommen oder gewährt werden, wenn sie einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und nicht als Gegenleistung für einen unrechtmäßigen Vorteil angenommen oder gewährt werden. Die Zuwendung darf keinen unangemessen hohen Wert haben und sie darf die Grenzen der Geschäftsüblichkeit nicht überschreiten.

Bezüglich der Ausgabe und Annahme von Geschenken und Spenden halten wir uns an die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften bzw. an die mit speziellen Kundengruppen oder Kunden getroffenen einzelvertraglichen Regelungen. Spenden werden bei uns ausschließlich von der Geschäftsleitung freigegeben und erfolgen nur an Organisationen, mit denen wir oder unsere Kunden in keiner Geschäftsbeziehung stehen.

Wir verpflichten uns dem fairen Wettbewerb und einem verantwortungsvollen Marketing. Wir gehen ehrlich und fair mit unseren Kunden, Lieferanten, Behörden und Herstellern sowie dem bestehenden Wettbewerbsmarkt um. Wir fügen Wettbewerbern keinen Schaden zu, der durch unlautere Praktiken wie Rufschädigung oder diskriminierende Aussagen entstehen kann.

1.3    Wir halten uns an Gesetze und Richtlinien.
Wir befolgen selbstverständlich sämtliche geltenden Landesgesetze und Vorschriften der Länder, in deren Gebiet wir geschäftlich aktiv sind. Geschäfte werden ausschließlich mit rechtskonform arbeitenden Geschäftspartnern abgeschlossen. Controlware toleriert kein gesetzes- oder regelwidriges Verhalten.

Innerhalb der Controlware sind alle internen Richtlinien, die von der Geschäftsführung vorgegeben werden, zwingend zu befolgen. Alle Richtlinien sind für alle Mitarbeiter einsehbar im Intranet der Controlware hinterlegt und werden in regelmäßigen Abständen geschult.

2    Wir leisten mit unserem unternehmerischen Handeln
einen positiven Beitrag zu der Gesellschaft, in der wir leben und arbeiten.

2.1    Wir respektieren und fördern die Menschenrechte.
Die Beachtung der Menschenrechte und der geltenden Sozialstandards sind Grundsätze des menschlichen Zusammenlebens. Arbeitsbedingungen, die solche Rechte und Standards verletzen, widersprechen diesem Grundsatz. Sie werden nicht toleriert.

Bezogen auf internationale Übereinkommen achten wir im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten auf die geltenden Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO). Die Vereinigungsfreiheit der Mitarbeiter im Rahmen innerstaatlicher Regelungen ist gewahrt. Eine vertrauensvolle und zielgerichtete Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretungen ist gesetzter Bestandteil der Unternehmenspolitik. Kinder- und Zwangsarbeit werden strikt abgelehnt. Diskriminierung in Beschäftigung und im Beruf ist verboten. Controlware unterstützt die 10 Prinzipien des Global Compact. Sie tragen die Vision einer inklusiven und nachhaltigen Weltwirtschaft zum Nutzen aller Menschen, Gemeinschaften und Märkte, heute und in Zukunft. Im Rahmen unserer Möglichkeiten achten wir darauf, dass unsere Geschäftspartner sich an den Prinzipien der IAO und des Global Compact orientieren.

Wir fördern Menschen mit Behinderung, indem wir ihnen eine Arbeitsumgebung bieten, die sie in ihrer Kompetenz fördert.

2.2    Wir bewahren die Umwelt.
Controlware engagiert sich für den Umwelt- und den Klimaschutz auf mannigfaltigen Ebenen ihres Handelns. Wir beachten geltendes Umweltrecht sowie Umweltvorschriften. Die Anwendung moderner innovativer Technologie und die Optimierung von Geschäftsprozessen helfen Ressourcen zu schonen. Damit reduzieren wir die Auswirkungen der geschäftlichen Aktivitäten auf die Umwelt. Die Effizienz wird gesteigert und Innovationen werden sinnvoll eingesetzt. Jeder Mitarbeiter trägt durch ein ressourcenbedachtes Verhalten in seiner täglichen Arbeit ebenso dazu bei, Umwelt und Klima zu schonen.

Wir leisten damit einen aktiven Beitrag zum Erhalt der natürlichen Ressourcen.

 

3    Unsere Mitarbeiter und deren Kompetenz sind unser Kapital.
3.1    Wir fördern Entwicklung.
Wir agieren in einem herausfordernden Dienstleistungs-Wettbewerbsumfeld. Nur mit engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitern sind wir in der Lage, unseren Anspruch auf Qualitätsführerschaft und exzellenten Kundenservice zu erfüllen. Der Zugewinn an hochqualifizierten Fach- und Führungskräften und die Bindung von Mitarbeitern sind aus diesem Grund eine wesentliche Voraussetzung für die Erreichung unserer Ziele. Deswegen bietet Controlware ihren Mitarbeitern Bedingungen, die mit ihren Bedürfnissen in Einklang stehen – hohe Gestaltungsfreiräume, ein adäquates Einkommen, attraktive Entwicklungschancen, fachlich als auch persönlich, und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Controlware fördert die Ausbildung hochqualifizierten Fachpersonals über Studiengänge, Ausbildungsplätze und Kontakt zu den Berufsverbänden.

 

3.2    Wir fördern Vielfalt.
Vielfalt bietet den Rahmen für innovative Ideen und neue Entwicklungen. Ein freundliches, offenes und faires Arbeitsklima schenkt Kollegen, Kunden und den Geschäftspartnern die Atmosphäre eines fruchtbaren Austausches. Die Grundlage dafür ist Vertrauen und Wertschätzung.

In einer vertrauensvollen Umgebung werden die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte eines jeden Menschen geachtet.

Unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner werden unabhängig von Nationalität, Hautfarbe, soziale Herkunft, Abstammung, Geschlecht, Alter, Aussehen, etwaiger Behinderungen, Religion, Weltanschauung, politische Einstellung, sexuellen Orientierung oder weitere gesetzlich geschützter Merkmale behandelt. Wir dulden keine Diskriminierung und Belästigung.

Ein sachorientierter und anforderungsbezogener Umgang wird ebenso wie die vertrauensvolle Zusammenarbeit gepflegt. Wir fördern Chancengleichheit und unterbinden Diskriminierung in allen Bereichen von der Einstellung von Arbeitnehmern der Gehaltsentwicklung, Beförderung bis zur Gewährung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Wo immer wir im Alltag auf Diskriminierung treffen, sprechen wir dies an.

3.3    Wir fördern Gesundheit.
Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz für die Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmensgrundsätze. Wir legen großen Wert auf die Einhaltung der Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien, die durch ein zertifiziertes Arbeitsschutz Management System (AMS) organisiert gesteuert werden. Jeder ist verpflichtet die geltenden Vorschriften und Arbeitsanweisungen zu befolgen. Alle Mitarbeiter werden diesbezüglich geschult.

Wir tragen über gesundheitserhaltende und gesundheitsfördernde Maßnahmen zur Gesundheit unserer Mitarbeiter und ihrer Familien bei.

 

4    Ein sensibler Umgang mit Informationen, Daten und Eigentum ist für uns selbstverständlich.
4.1    Wir kommunizieren offen und wahrheitsgemäß.
Wir stehen für Respekt und Ehrlichkeit gegenüber unseren Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Deswegen kommunizieren wir offen und wahrheitsgemäß zu den Geschäftsvorgängen des Unternehmens gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern, der Öffentlichkeit im Allgemeinen und staatlichen Institutionen.

Wir sorgen dafür, dass sowohl interne als auch externe Berichte, Aufzeichnungen und andere Unterlagen in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Regeln und Standards und somit stets vollständig und richtig sind sowie zeit- und systemgerecht erfolgen.

Dabei sprechen wir auch Fehler offen an und stehen zu den Konsequenzen, damit wir gemeinsam daraus lernen können.

4.2    Wir sichern Vertraulichkeit und Datenschutz.
Controlware verpflichtet sich und auch ihre Geschäftspartner, alle vertraulichen Geschäftsinformationen und Betriebsgeheimnisse zu schützen und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu verwenden. Die vertraulichen Informationen werden ausschließlich zweckgebunden zur Erfüllung von einem bestehenden Vertragsverhältnis verwendet. Wir schulen sämtliche Mitarbeiter regelmäßig zum Umgang mit diesen Informationen. Sowohl Controlware als auch der Vertragspartner sind entsprechend schriftlich verpflichtet alle Unterlagen und Informationen, die sie bei und in Erfüllung eines Vertrages erhalten, vertraulich zu behandeln.

Informationssicherheit ist ein grundlegender Bestandteil des Geschäftes der Controlware, dem wir durch Organisation, technische Maßnahmen und Schulung bestmöglich Rechnung tragen. Dabei werden alle gültigen Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit beachtet. Vertrauliche und personenbezogene Daten werden durch geeignete organisatorische Maßnahmen und durch eine gezielte prozesstechnische Umsetzung geschützt. Daten werden ausschließlich dem geltenden Recht folgend, erhoben, verwendet und verarbeitet. Geheime Dokumente, unabhängig des Speichermediums, werden sicher gelagert, d.h. nur befugte Personen haben darauf Zugriff.

4.3    Wir achten auf unsere Ressourcen.
Wir investieren unsere Mittel bewusst und im Sinne unseres Unternehmens. Dabei gehen wir pfleglich und verantwortungsbewusst mit den zur Verfügung gestellten materiellen und immateriellen Unternehmenswerten um und nutzen diese im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeiten. Wir schützen die Unternehmenswerte vor Diebstahl, Verlust oder Missbrauch.

5    Verbindlichkeit
Dieser Code of Conduct ist für jeden Mitarbeiter der Controlware eine verbindliche Richtlinie. Es ist jedem Mitarbeiter bewusst, dass eine Nichtbefolgung des Verhaltenscodex einen Verstoß gegen unsere Werte darstellt.

Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag in der Begegnung mit einem Mitarbeiter oder Geschäftspartner einen Verstoß wahrnehmen oder ihn vermuten, bitten wir sie, dies direkt offen und angemessen anzusprechen, um ihn darauf aufmerksam zu machen. Damit schaffen sie die positive Möglichkeit einer Verhaltensänderung. Ist dies nicht möglich, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsleitung, den Betriebsrat oder die Personalabteilung. Zu der persönlichen Ansprache besteht auch die Möglichkeit eine eMail an compliance(at)controlware.de zu schreiben. Die Geschäftsleitung und die Personalabteilung sichern jedem Mitarbeiter eine vertrauliche und sanktionsfreie Behandlung zu. Die Berichterstattung kann auch anonym erfolgen. Die anonymisierten Berichte sollten ausreichende Informationen erhalten, um eine adäquate Bearbeitung zu ermöglichen.